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IT俱乐部规章制度
2014-03-24 14:20  

一、内部管理制度及条例

第一条:会议制度

1、每学期召开全体成员大会,会长对前一学期的工作进行总结,对优秀成员进行表彰,并提出该学期的发展蓝图,共同商讨新学期协会的工作计划。每月召开一次全体成员大会。

2、理事会定期召开会议,总结协会前一段的工作,共同协商协会发展问题,协调安排下一时期的工作。理事会每周一次例会。

3、理事会例会必须按时召开,若有事不能按时参加者需提前向理事长请假。

4、各部门会议由部长负责考勤和记录会议内容,并定期向理事长总结报告。每周召开一次部门会议。

5、协会例会主要内容:通报上级组织的有关决议、决定,商讨协会工作,总结工作经验和教训,交换工作意见,研究工作走向,对下一步的主要活动进行统一部署,听取各部长工作汇报,并对各部的工作提出意见、建议和要求。各部长例会传达上级组织的决议、决定,商讨制定工作计划,对工作和即将开展的活动进行任务安排、实施,听取意见、建议,以及对各部其他事宜进行讨论、决定。

第二条:奖惩制度

1、每学期末对优秀协会干部和优秀会员给予一定奖励,奖励办法由理事会决定。

2、对申请到赞助支持的会员给予提成奖励。

3、对无故不参加会议者按《纪律》第二条处理。

4、对违反协会制度或章程者,经理事会讨论决定予以处理。

5、会员要有很强的时间观念,累计旷聚三次者,当其自动退会处理

二、财务管理制度执行条例

为加强本协会的管理,规范财务管理制度,根据理事会要求,制定本制度。

1、每次活动后,由具体活动策划人向财务小组做财务使用报告,经三名小组成员审核通过后,根据实际情况记录会计档案。

2、确因举办活动花费经办人预付的,持报销凭证(必须是符合国家规定的有效票据)向财务部提出申请,审核后确实无误后经理事会同意、会长签字给予报销。特殊情况须经会长先批准;报销时,由经办人在有效票据上签名在注明用途。购物凭证报销时,先由财务部成员签字查证后,再提交理事会审批。

3、经办人报销时,要实事求是,以实付款额报销。凡发现有虚假报销、以少报多、私拿回报者,一经发现,立即取消其会员资格。

4、财务小组成员必须以身作则,严格要求自己,不辜负全体成员的信任,保管好财物,用好资金。

5、各项开支要按照勤俭节约原则,提倡用最少的资金搞最大影响力活动的工作态度。

6、本制度接受全体协会注册成员及校社团联合会的监督。

三、关于会员权利的保障措施

根据协会章程规定,当本协会会员的正当权利受到侵害时,有要求本协会保护的权利。为此,我们特制定本条例。

1、直接向会员代表大会提交议案,反应自己遇到的问题,提交大会 审议。

2、向各个部门的部长反应,要求解决问题。各部长有在自己职务权 限规定的范围内帮助会员的权利和义务。

3、本协会设有会员权益保护专用邮箱,其邮箱为IT_sdibt@126.com。 本邮箱的管理者归理事会管理,所遇到问题一并交理事会审议解决。

4、确因本协会工作疏忽给会员带来损失的,本协会根据实际情况有 赔偿的义务。

5、如遇到其他问题,严格按金融内部管理制度有关条例执行。

6、本条例的最终解释权归理事会所有。

四、协会档案管理制度

1、档案必须由秘书处具体保存管理。

2、档案的查询须说明理由,否则管理人员有权拒绝查询。

3、档案不得向外人转借传阅。

4、非本协会人员不得阅览档案内容。

5、档案的调出,须由上级部门批准方可抽出调用,并登记在册,以备查实。

6、档案保存为终身保存制,不随会员的离开而销毁。但也不随会员因故离会而归还本人。

7、档案内容要要求严格填写,不得有误,损坏自制。

8、档案保存期间要保证其完整性、严密性、严肃性,不得丢失档案。

9、档案要求归还本人要有正当的理由,同时也须经上级部门同意,并附有意见书。

10、本制度从制定起执行。

五、选举制度

第一条 山东工商学院IT俱乐部的长远发展,需要新的理念的注入需要新的干部群的加入乐部的换届选,为使俱举公开、公正、公平地进行,顺利产生新一届的干部层,现根据《山东工商学院IT俱乐部章程》制定本制度。

第二条 俱乐部换届选举不得违反学校有关规定及IT俱乐部章程,严格遵循公开、公正、公平的原则。

第三条 协会会长、副会长应于换届选举前一个月组成选举换届小组负责换届选举的相关事项。

第四条 换届选举的具体办法、流程由协会秘书部拟定,报换届选举小组审议,征求指导老师意见,由换届选举小组决定并公示。

第五条 换届选举涉及的俱乐部职务及名额为会长一名、副会长三名、秘书长一名(兼任秘书部部长),其他部门部长一名。

第六条 换届选举候选人的产生形式为,候选人自荐,俱乐部部长(不含理事)推荐,协会其他干事推荐。

第七条 换届选举参选人必须符合以下条件:

1、遵守学校规章制度,遵守俱乐部章程及相关制度;

2、思想端正,行为规范;

3、学习刻苦,成绩优良;

4、担任俱乐部任一职务满半年,其中竞选会长的候选人必须担任俱乐部任一职务满一年半。

5、有志于为俱乐部的长远发展做出贡献,熟悉俱乐部常规事务、日常运作,有较强工作能力,对工作认真负责。

6、 由换届选举小组确定的其他条件。

第八条 投票选举过程,理事及部长一票相当于两票,干事及会员一票为一票。

第九条 选举结果须公示。

第十条 本制度解释权由山东工商学院IT俱乐部所有。

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